こんにちは。福田泰裕です。
教師の事務仕事で、EXCELをつかった作業はとても多いですよね。
その作業の中で、EXCELファイルを作成することがあると思います。
そこで注意すべきことは、常に大規模校を想定してファイルをつくることです！
今回は、EXCELファイルを作るときには大規模校を想定するほうが良いというお話をします。
最後まで読んでいただけると嬉しいです。
目次
EXCELで名簿をつくったり、会計をしたり…授業の合間に行うのはとても大変ですよね。
それなのに、頑張って作ったのに1回しか使わない名簿ってたくさんありませんか？
講演会で開かれる講座が13種類もある！
生徒から希望を聞いて、名簿に〇を付けて、フィルターで抽出して、印刷…を13回！
それなのに、この名簿は1回しか使わない！！
こんなこと、結構ありますよね…。
でもこれって、とても勿体ない時間を過ごしているのです。
私たち教師の仕事の大きな特徴は、1年ごとにほとんど同じ仕事を繰り返すということです。
新しいクラスができたら名簿をつくり、年間を通して宿題や提出物のチェック。
学期が終われば成績処理をして、夏休みには三者面談。
年度末には1年間の成績処理をして評定を出す。
学校行事や校務分掌も、変更がなければ昨年の資料をほとんどそのまま利用できる。
こんな環境にいながら、毎年新たにファイルを作りなおすのは時間の無駄ですよね！
繰り返し何度も使えるファイルを作成すれば、翌年以降はずっと楽ができるはずです。
では、『繰り返し使えるEXCELファイル』とはどのようなものでしょう？
それはズバリ、一覧表から参照して作られるファイルです！
その年の一覧表をコピペすると、あとは自動で目的に応じた表が作成できるようなファイルが理想です。
例えば課外の名簿を作る場合を想定しましょう。
教科は国数英の3種類。
希望調査の結果、次のようになりました。
この結果から、それぞれの教科の名簿を作ろうと思います。
あなたなら、どのように作成しますか？
まず考えるべきことは、
この作業、来年もあるかな？
ということです。
その作業が今後二度とないような場合なら、わざわざ関数を使う必要はありません。
しかし、この課外の名簿の作成のように翌年以降も繰り返される作業であれば、関数を使って作成すると次から楽ができるようになります。
さて、関数を使って名簿を作成するのですが、ここでも考えるべきことがあります。
この作業、次の学校でもあるかな？
ということです。
その作業がその学校にしかない場合なら、その学校に合わせて作成しても構いません。
しかし、課外の名簿の作成のように次の学校でもありそうな作業であれば、大規模校を想定して作成すると次の学校でも楽ができるようになります。
大規模校を想定せずに名簿作成ファイルを作るとどうなるのかを考えてみましょう。
その場合は、この「A2:F11」の範囲から抽出していく関数になります。
完成したとしても、翌年の生徒数が1人増えたときはどうしますか？
もし転勤になって、生徒数が100人増えたらどうしますか？
翌年は教科数が1つ増えたらどうしますか？
そうなると、また関数を変更しなくてはいけません。
せっかく頑張って作ったのに、またやり直しです。
そうならないために、最初から大規模校を想定してつくるのです。
あなたの勤務地の学校で、生徒数が多い学校に転勤しても使えるように…👇
200人規模くらいを想定して「A2:F201」の範囲で大きく作っておくのです！
私ならばさらに用心して、
もしかしたら次の学校では課外が4種類あるかも…
いや、もっと増えるかもしれない…
と考えて、
最初からこれくらい余裕をもって作ります笑
これなら翌年に課外の種類が増えても、生徒数が変わっても、転勤した先が大規模校でも、そのまま使うことができます！
いかがでしたでしょうか。
EXCELは、
200人を想定したファイルに50人しかいなくても問題なく動作しますが、
50人を想定したファイルに200人いると動作しません。
つまり、大きすぎるのはまったく問題ないわけです。
ギリギリではなく、最初から大規模校を想定して作っておくことで、それから先もずっと使えるファイルができるのです。
考え方を少し変えるだけで、事務作業がグッと楽になりますよ！
今回の記事を読んで、少しでも考え方が変わってもらえると嬉しいです！